Faktorias: Meine eigene Buchhaltungssoftware – gebaut aus echtem Bedarf

Ein Jahr Arbeit an einem Problem, das ich selbst hatte

Ich bin Geschäftsführer der Medisax GmbH. Und wie jeder, der ein Unternehmen führt, kenne ich die Seite des Geschäfts, über die niemand gerne spricht: Rechnungen, Mahnwesen, GoBD-konforme Ablage, der jährliche Tanz mit dem Steuerberater. Ich habe mir über Jahre diverse Buchhaltungslösungen angesehen – und immer wieder dasselbe gedacht: zu kompliziert, zu teuer, oder beides gleichzeitig, ohne dass es dafür einen echten Mehrwert gab.

Also habe ich das gemacht, was ich schon bei ki-katalog.de gemacht habe, wenn mir etwas gefehlt hat: selbst bauen. Rund ein Jahr Arbeit steckt inzwischen in Faktorias – einer browserbasierten Buchhaltungssoftware für Handwerk, Selbstständige und kleine Mittelständler im DACH-Raum. Am 5. Oktober 2026 ist Faktorias offiziell gestartet.

„Buchhaltung, die sich selbst beweist."

Was Faktorias kann

Das Ziel war nie, möglichst viele Funktionen in eine Oberfläche zu stopfen. Das Ziel war, die Dinge abzudecken, die im Alltag eines kleinen Unternehmens wirklich anfallen – ordentlich, nachvollziehbar und ohne dass man dafür einen Buchhaltungskurs braucht:

• Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen – inklusive abweichender Mengen (z. B. 40 angefragt, 32 bestellt) und Versanddatum je Position
• Lieferscheine, Verträge, Serienrechnungen und Briefe nach DIN 5008
• Automatisches Mahnwesen – dreistufig, mit konfigurierbaren Karenzfristen, läuft eigenständig im Hintergrund
• E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931), vor dem Versand gegen das offizielle Schema validiert
• DATEV-Export (Format 700) für den Steuerberater, inklusive eigenem Steuerberater-Zugang und befristetem Prüferzugang
• Eingangsrechnungen einlesen – ZUGFeRD/Factur-X (auch als PDF/A-3) und XRechnung (UBL) werden erkannt und vor der Übernahme geprüft, bei Lieferanten-Zuordnung mit ausdrücklicher Bestätigung statt stiller Verknüpfung, das Original wird unverändert archiviert
• Excel-Import für Kundendaten und Artikel

Sicherheit, die sich beweisen lässt

Ein Grundprinzip von Faktorias: Jeder Beleg ist nachvollziehbar dokumentiert. Rechnungen, Mahnungen und Auftragsbestätigungen werden mit dem Versand inhaltlich gesperrt – Menge, Preis und Kundendaten lassen sich danach nicht mehr ändern, Korrekturen laufen ausschließlich über ein neues Dokument (z. B. eine Stornorechnung), nie über nachträgliches Editieren. Parallel führt Faktorias eine Protokollkette, in der jeder Eintrag kryptografisch auf dem vorherigen aufbaut; ein Datenbank-Trigger verhindert das nachträgliche Ändern oder Löschen von Protokoll-Einträgen, und ein eigenes Prüfkommando rechnet die komplette Kette jederzeit nach. Für eine Betriebsprüfung unterstützt Faktorias einen befristeten, rein lesenden Prüferzugang sowie die Datenträgerüberlassung in den gängigen Formaten (Z1/Z3 nach § 147 AO).

Dazu kommen die technischen Grundlagen: Zwei-Faktor-Anmeldung, eine eigene Datenbank pro Mandant statt ein gemeinsamer Datentopf, verschlüsselte Backups, Hosting in einem deutschen Rechenzentrum (IONOS), Auskunft und Export nach Art. 15/20 DSGVO.

Was sich gerade tut

Seit dem offiziellen Start am 5. Oktober 2026 wächst Faktorias kontinuierlich weiter: ein eigenes Mailsystem für den Belegversand (aus dem eigenen Postfach, nicht von einem anonymen „noreply@anbieter"), zwei kostenlose Rechner (Verzugszinsrechner und Kleinunternehmerrechner), erste Ratgeberartikel sowie, seit dem 12. Oktober 2026, die Auftragsbestätigung als eigener Belegtyp (eigener Belegnummernkreis, Präfix AB): Bei abweichender Bestellmenge entsteht daraus eine Auftragsbestätigung mit Menge, Preis und Versanddatum je Position, und nach Lieferung wird daraus mit einem Klick die Rechnung – Positionen und Preise werden 1:1 übernommen.

Seit dem offiziellen Start gewinnt Faktorias die ersten Mandanten im echten Betriebsalltag – der eigentliche Maßstab für ein System, das genau dafür gebaut wurde.

Was es kostet

Der volle Funktionsumfang steht in jeder Preisstufe zur Verfügung – gestaffelt wird nur nach der Anzahl der Karteikunden. Der erste Monat ist kostenlos, im Probemonat jederzeit kündbar:

• 9,90 € netto/Monat – bis 50 Karteikunden
• 19,90 € netto/Monat – bis 200 Karteikunden
• 39,90 € netto/Monat – bis 500 Karteikunden
• 99,90 € netto/Monat – bis 1.000 Karteikunden

Jetzt ausprobieren

Faktorias wird kontinuierlich weiterentwickelt, so wie ki-katalog.de auch. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt im inländischen B2B-Geschäft bereits seit dem 1. Januar 2025 – das deckt Faktorias heute ab. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt dazu: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Der Verwaltungsaufwand für kleine Unternehmen wird dadurch nicht weniger, und ich glaube, dass es dafür keine überteuerte Enterprise-Lösung braucht.

Wer reinschauen will: faktorias.de/register – erster Monat kostenlos, im Probemonat jederzeit kündbar. Fragen gerne an post@faktorias.de.

Ronny Brummer, Oktober 2026